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Las 5 reuniones de trabajo imprescindibles

November 27, 2017

 

 

En este artículo vamos a hablar de las 5 reuniones de trabajo imprescindibles para las empresas. 5 Reuniones que han sido tipificadas a lo largo del tiempo por grandes expertos de la productividad y la organización como Cameron Herold, Guy Kawasaki, Steve Blank o Verne Harnish entre otros.

 

Estas reuniones se encuadran entre lo que se conocer como “Reuniones de Ritmo”. Para entender mejor que son estas reuniones primero debemos conocer a grandes rasgos los dos tipos de reuniones que existen:

  • Reuniones de Ritmo: Son reuniones que se realizan de forma periódica con el objetivo de crear una rutina en las empresa para conseguir los objetivos marcados a corto, medio y largo plazo.  Suelen girar en torno a una agenda bien definida y recurrente.

  • Reuniones Ad Hoc: Son reuniones imprevistas, es decir, que se convocan de manera excepcional ante una necesidad concreta a resolver antes de un plazo de tiempo determinado.

Por ejemplo, la empresa X realiza todos los Lunes una reunión para establecer el plan semanal, eso se consideraría una reunión de ritmo. Por otro lado, esta empresa, ha organizado esta semana una reunión extraordinaria para tratar el descenso en las ventas trimestrales, esto sería una reunión ad hoc.

 

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones de ritmo?

“We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit.” Aristotle

Nadie quiere tener más reuniones de trabajo de las estrictamente necesarias y es por ello que la idea de implementar reuniones de manera recurrente no parece una idea muy atractiva en un primer momento. Pero gracias a las reuniones de ritmo, las reuniones de empresa pueden verse considerablemente reducidas. ¿Por qué? Porque nos ayudan a detectar muchas situaciones imprevistas antes de que ocurran y por lo tanto nos evitan gran cantidad de reuniones Ad hoc , que al ser imprevistas, son las que nos impiden avanzar en nuestra tareas y objetivos, al interrumpirnos de forma constante.

 

Además de reducir el número total de reuniones de una empresa, las reuniones de ritmo tienen otras importantes ventajas, como por ejemplo:

  • Facilitan la coordinación para agendar reuniones. ¿Cuántas veces te has encontrado discutiendo por email con tu equipo una fecha para establecer una reunión? Todos tenemos agendas bastante apretadas y por eso es tan complicado encontrar un hueco que cuadre bien para todos. Con las reuniones de ritmo este problema desaparece. Como estas reuniones se definen con mucha antelación y están siempre fijas en nuestro calendario, permiten a los participantes reservarse esos huecos de manera indeterminada (Por ejemplo: Todos los lunes de 9.00 a 9.15).

  • Fomentan la transparencia creando una visión global y compartida del funcionamiento de la empresa. Al hacer estas reuniones recurrentes es más fácil estar informado de todo lo que está pasando, las acciones que están llevando a cabo otros departamentos, o las dificultades a las que se están enfrentando otros compañeros.

  • Anticipan problemas y oportunidades de negocio.  Estamos acostumbrados a convocar reuniones cuando ya tenemos los problemas sobre la mesa, o cuando la situación es crítica y es urgente tomar una decisión. Disponer de un ritmo de reuniones recurrentes permite disponer de un espacio y punto de encuentro donde tratar temas importantes sin necesidad de esperar a que sea demasiado tarde y tengamos que convocar una reunión ad-hoc de urgencia.

  • Ayudan a crear una cultura de responsabilidad y pertenencia. El reunirse con los compañeros de manera recurrente es un incentivo para reportar información sobre nuestros progresos. Es habitual que en los meetings recurrentes se hagan breves reportes operativos o de negocio.

Las 5 reuniones de trabajo imprescindibles

Y después de esta “breve” introducción podemos pasar a conocer cuáles son estas 5 reuniones de trabajo imprescindibles. A pesar de que vamos a entrar a comentar todas ellas, iremos ampliando la información de manera individual en futuros artículos.

 

1. Daily Huddle (Reuniones diarias)

El Daily Huddle es un tipo de reunión diaria de carácter informativo-operativo con una duración máxima de 15 minutos. Se suele hacer al inicio de la mañana y en él, los participantes tienen que responder a tres preguntas que habitualmente son:

  • ¿Qué tareas completé ayer?

  • ¿Qué tareas voy a desarrollar hoy?

  • ¿Qué obstáculos impiden mi progreso?

Es un meeting que se realiza de pie, en el que hay que imprimir ritmo y entusiasmo para comenzar con fuerza la mañana. Las dos primeras preguntas sirven de update para que todo el mundo sepa en qué está trabajando el resto del equipo y que de este modo se puedan alinear para realizar las tareas más prioritarias. La tercera pregunta tiene un carácter más operativo y es que gracias a ella se pueden detectar pequeños bloqueos y destinar los recursos necesarios para desbloquearlos.

 

En el Daily Huddle es importante que las intervenciones personales no duren más de 1 minuto. Cualquier tema que surja durante el daily y que requiera más tiempo para solucionarlo se deberá tratar después del daily entre las partes implicadas.

 

2. Reuniones semanales (Tácticas)

Las reuniones semanales suelen realizarse al inicio o al final de la semana. En estas reuniones, y dependiendo del tamaño de la empresa, pueden participar únicamente los responsables de departamentos, o también el resto de empleados. Suelen tener una duración de entre 1 hora y 90 minutos. Su objetivo principal es asegurar que la empresa va en la dirección y velocidad correcta en pro de la consecución del objetivo mensual. Dada la corta duración de los Daily Huddles, algunos de los problemas que se detectan en ellos son traspasados a la reunión semanal. En estas reuniones se dispone de más tiempo para abordar estos problemas y encontrar una solución.

 

Una de las agendas más populares para las reuniones semanales es la propuesta por Cameron Herold en su libro Double Double:

Primeros 20-30 minutos:

  • ¿Qué fue bien la semana pasada?

  • ¿Qué fue mal la semana pasada?

  • ¿Dónde estoy bloqueado?

  • ¿Cuáles son las 3 prioridades en las que voy a trabajar la semana que viene?

Segundos 20-30 minutos:

  • Breve repaso de las métricas clave de cada una de las áreas del negocio. Con esto conseguimos que el equipo tenga una mayor conciencia sobre la situación de la empresa y establezca acciones para mejorar la tendencia cada semana.

Últimos 20-30 minutos:

  • Aprovechando que está reunido todo el equipo o departamento se deben tratar aquellos bloqueos individuales más críticos. A veces una visión y colaboración colectiva sobre un mismo problema ayuda a desbloquear situaciones que de otra manera hubieran requerido mucho más tiempo individual. Además, el simple hecho de que el equipo trabaje para encontrar la solución a un mismo problema, es una gran forma de team-building.

Las reuniones semanales son una de las reuniones de trabajo imprescindibles más utilizadas en las empresas. Es una buena reunión con la que empezar a preparar tu calendario de reuniones de ritmo.

 

3. Reuniones mensuales (Estratégicas)

Otras de las reuniones de trabajo imprescindibles son las reuniones mensuales. Las reuniones mensuales son reuniones de larga duración (entre 2 y 4 horas) cuyo objetivo es establecer las estrategias que se deben seguir cada mes para completar los objetivos anuales de la empresa. Estas reuniones se suelen realizar por departamentos, aunque luego un representante de cada departamento puede participar en una reunión general. En ocasiones, y si la empresa no está creciendo a una velocidad muy alta, estas reuniones se pueden realizar de forma trimestral.

 

En las reuniones se revisan las estrategias generales de la compañía en sus diferentes vertientes (marketing, producto, ventas…) y se contrasta con datos si se están cumpliendo los objetivos anuales o cuatrimestrales marcados. En estas reuniones los asistentes deben marcar las pautas generales que deberá seguir cada equipo para lograr estos objetivos. Estas reuniones son un buen momento para discutir que ideas están funcionando y cuáles no y hacer los ajustes necesarios.

 

Verne Harnish, en su libro “Mastering the Rockefeller Habits”, explica que las reuniones mensuales también son un buen momento para dar una formación específica que mejore los conocimientos y habilidades del equipo. Además, otro de los beneficios que aportan estas reuniones en las grandes empresas, es que al mezclar mandos intermedios y superiores es más fácil mantener al equipo alineado.

 

4. Reuniones anuales (Retreats)

Las reuniones anuales conocidas como “retreats” (“retiros” traducidos al castellano), son reuniones que se suelen realizar fuera de las instalaciones habituales de la empresa y cuya duración puede variar entre un día y una semana. La idea detrás de los retreats es sacar al equipo fuera de las oficinas (hoteles, casas rurales, viajes a otros países…) para conseguir una perspectiva diferente y libre de distracciones. En los retreats el equipo debe centrarse en aspectos estratégicos de largo plazo, como por ejemplo:

  • Establecimiento de objetivos anuales

  • Alineamiento de la visión general de la empresa

  • Búsqueda de nuevas oportunidades de negocio

  • Arranque de ideas y proyectos

  • Solución de problemas y bloqueos especialmente complicados

En los retreats suele participar toda la empresa. Esto permite por ejemplo que se relacionen departamentos que normalmente no se relacionan, que se conozcan personas de diferentes niveles de la empresa y que por lo tanto puedan surgir enfoques y sinergias nuevas y beneficiosas para todos.

 

Los retreats habitualmente están divididos en dos partes. En primer lugar la parte directamente relacionada con el negocio: Reuniones, formaciones y presentaciones entre otros. En segundo lugar la parte relacionada con la cultura de empresa, donde se organizan todo tipo de actividades para fortalecer los lazos del equipo (team-building) y generar un sentimiento de comunidad entre los participantes. Es importante que en los retreats se equilibre muy bien la parte de negocio y la parte de actividades. Si se produce un desequilibrio podemos conseguir retreats aburridos y tediosos para los empleados o retreats llenos de actividades pero de poco valor para la empresa.

 

5. Reuniones One to One

Los meetings One-to-one son una de las herramientas más efectivas de comunicación dentro de la empresa pero a su vez son una de las más olvidadas. En muchas ocasiones no se realizan por falta de tiempo y a veces, cuando se realizan, no están bien preparados y no se consigue extraer un feedback interesante de ellos. Estas reuniones, como su propio nombre indica, son reuniones privadas entre dos personas. Normalmente es el líder de un equipo el que establece dichas reuniones con cada uno de los miembros de su equipo. El objetivo es alinear las tareas individuales de cada trabajador, con los objetivos y estrategias generales de la empresa. Además, en estas reuniones también se trata la evolución del trabajador dentro de la empresa y cómo se ajusta este a nuevos cambios de personal o de tareas.

 

Estas reuniones se realizan con mayor o menor frecuencia dependiendo de la velocidad de crecimiento de la empresa. A mayor velocidad, mayor es la necesidad de realizar meetings One to One. Para una velocidad de crecimiento normal, lo habitual es realizar estas reuniones de manera trimestral. La duración también puede variar desde los 20 minutos hasta la hora y media según las necesidades de cada caso.

 

Es la obligación del líder, dar un propósito importante al rol de cada trabajador, para imprimirle confianza y demostrar su importancia dentro del equipo. La estructura de los One to One puede variar dependiendo de cada empresa, pero si nunca has realizado una reunión de este tipo, puedes probar con esta estructura:

  • Apertura: En la apertura se intenta averiguar el estado del trabajador. Esto se puede conseguir con una simple pregunta de “¿cómo va todo?” seguida de una conversación más general.

  • Objetivos alcanzados: Se revisan los objetivos alcanzados en el periodo anterior y se aprovecha para felicitar por el buen trabajo realizado.

  • Discusión sobre problemas o stoppers: Se buscan aquellos cuellos de botella que estén dificultando las tareas del trabajador y se intenta buscar una solución.

  • Establecimiento de objetivos personales: Tenemos que consensuar durante el meeting cuáles serán los objetivos personales que nos ayuden a alcanzar el objetivo global de la empresa. Debe existir un acuerdo mutuo entre ambas partes ante lo que sería una serie de objetivos realmente alcanzables, medibles y acotados en el tiempo.

  • Coaching y desarrollo personal: Una vez que ya hemos terminado con la parte más estratégica del meeting, podemos pasar a comentar otras áreas de trabajo que sean importantes para el empleado y que están más relacionadas con su bienestar dentro de la empresa. Si la empresa está en una fase de rápido crecimiento será importante chequear cómo quiere desarrollarse cada empleado dentro de la misma. ¿Quiere seguir creciendo y adquiriendo responsabilidades o prefiere parar en su puesto actual?

Ahora que ya conoces estos 5 tipos de reuniones de trabajo imprescindibles, cuéntanos tú. ¿Cuáles de ellas ya hacías? ¿Cuáles te han parecido más interesantes para implementar? ¿Realizas algún otro tipo de reunión que nosotros no hayamos comentado?

 

fuente: tribescale.com

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